La Seguridad Social exigirá a las empresas descripciones detalladas de las funciones del trabajador bajo amenaza de sanción y comenzará a comunicar mensualmente el cálculo de la prestación por incapacidad temporal.
A partir del próximo 2 de diciembre de 2025, el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) empezará a implementar una serie de cambios con el objetivo de cambiar la forma de gestionar las prestaciones por Incapacidad Temporal (IT), es decir, lo que se conoce como “la baja médica”. Tal y como detalla el Boletín de Noticias RED 11/2025, que se publicó este 26 de noviembre, la medida busca hacer más transparente a la hora de calcular estas prestaciones, así como que los médicos tengan toda la información precisa para evaluar las bajas laborales.
Para conseguirlo, la administración se ha centrado en dos cosas. Por un lado, la comunicación mensual de la Base Reguladora (BR) a través del Fichero INSS Empresas (FIE) y, por otro lado, el endurecimiento en la validación de los datos sobre el puesto de trabajo que envían las empresas.
En este sentido, la Seguridad Social ha recordado a los usuarios que usan el Sistema RED que es obligatorio rellenar correctamente los campos “Puesto de trabajo” y “Descripción de funciones”. Esto es así, ya que los mismos deben de remitirse mediante el fichero FDI o el servicio “Incapacidad Temporal Online”, para que los médicos puedan valorar la capacidad temporal del trabajador y tomar decisiones que se ajusten a la realidad. No hacerlo impide que se pueda evaluar correctamente la dolencia del empleado, incompatible con sus tareas habituales.
Para asegurar la calidad de esta información, la Seguridad Social nuevos controles para evitar que poner datos muy genéricos. Ahora el campo relativo a “puesto de trabajo” deberá contener al menos cuatro caracteres y el de la “descripción de funciones” un mínimo de quince caracteres.
Para dar más fiabilidad, el sistema denegará automáticamente la entrada de datos que se rellene solo con números o símbolos. Si se hace el sistema devolverá un error. Aquellos que no cumplan con las normas podrán ser sancionados con una infracción administrativa.
La Seguridad Social informará cada mes de la base reguladora
Como novedad es que ahora, la Seguridad Social enviará automáticamente la base reguladora de la prestación por Incapacidad Temporal a todas las empresas, independientemente de quién sea la entidad responsable del pago. Hasta la fecha, esta información solo se transmitía en supuestos limitados, pero a partir de diciembre, los datos se integrarán en los campos 1195, 1196 y 1197 de los mensajes FIE.
Este proceso se ejecutará una vez al mes, tras la consolidación de las bases de cotización por parte de la Tesorería General, lo que provocará un aumento notable en el volumen de registros que recibirán las empresas en torno a los días 12 o 13 de cada mes.
Para ir más rápido en la resolución de conflictos derivados de estos cálculos, la Seguridad Social ha habilitado un canal específico. Así, cuando la empresa detecte una discrepancia entre la base reguladora calculada por sus propios sistemas y la informada de la Seguridad Social, se podrá abrir una consultar a través de la aplicación ACRASS. El objetivo es evitar las dilaciones en el pago de las prestaciones por incapacidad temporal.
